Dodawanie podpisu przy każdym nowym mailu, może być uciążliwe. Szczególnie jeśli często zdarza się nam wysyłać maile. Ustawienie automatycznej stopki (podpisu) w Outlooku, jest bardzo proste. Dowiedz się jak to zrobić.
Dobrym zwyczajem jest zadbanie aby każda wysyłana przez nas wiadomość email była podpisana. W takim podpisie powinno się znaleźć kilka informacji.
Mogą nimi być np.:
- numer telefonu
- adres email
- adres naszej strony www
- adres siedziby firmy
- logotyp firmy
Wpisywanie przy każdej nowo wysyłanej wiadomości tych wszystkich informacji może być kłopotliwe. W dostępnym poniżej filmie pokazuję jak dodać stopkę (podpis) w MS Outlook.
Dodanie stopki (podpisu) w MS Outlook jest bardzo proste!
Kilka dodatkowych rozważań na temat samych wiadomości. 😉
Oprócz informacji adresowych w podpisie zamieszcza się również pozdrowienie, które ma zakończyć naszą wiadomość. Zadbaj o to aby było ono adekwatne do tego do kogo wysyłasz wiadomość. Być może zamiast np. „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam serdecznie„, lepiej będzie skorzystać z formy „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku„.
W automatycznym podpisie można także rozważyć przywitanie, które będzie się dodawało na początku przesyłanej wiadomości. Nie wspominam o „Cześć” albo „Hej”, których możemy użyć kiedy piszemy do osób znajomych. Zwróciłbym szczególną uwagę na „Witam„, które nie do końca jest odpowiednim powitaniem. Takie przywitanie może być odebrane jako traktowanie kogoś z góry. Warto więc rozważyć formę bardziej oficjalną czyli „Szanowni Państwo„. Wszystko jednak zależy oczywiście od tego, do kogo kierujemy wiadomość.
Osobiście unikam również rozpoczynania emaila, od np. „Dzień dobry„. Nigdy nie wiadomo kiedy odbiorca przeczyta wiadomość.
Pisząc maila, należy również pamiętać o jego przejrzystości. Jeśli chcemy wymienić jakieś elementy warto skorzystać z punktorów. Wiadomość powinna również być jak najbardziej konkretna i o ile się uda krótka. Aby była przejrzysta używajmy akapitów!
Bardzo ważny jest również sam temat wiadomości. To podstawowa informacja, dzięki której odbiorca może chętniej otworzyć e-maila.
Inną ważną rzeczą, którą niestety wiele osób pomija jest korzystanie z opcji „UDW” czyli Ukryte do wiadomości – kiedy chcemy wysłać maila do większej liczby osób. Jeśli przygotowujesz taką wiadomość, pamiętaj aby adresy znalazły się właśnie w tym miejscu. Dzięki temu odbiorcy nie zobaczą do kogo jeszcze wiadomość została wysłana. Inną stroną medalu jest to, że nie każdy może sobie życzyć aby inne osoby poznały jej/jego adres email.
Ale to wszystko zostawiam do namysłu osobom, przygotowującym emaile. 😉
Być może zainteresuje Cię również:
